敬語の使い方

「了解しました」は正しい敬語か?(和文・英文例)

パンダ

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パンダ

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前置きはこのくらいにして、本題に入りましょう。

「了解しました」は正しい敬語?

ビジネスシーンでよく使う「了解しました」は、相手を立てる意味合いのある尊敬語でもなければ、自分をへりくだらせることで相手を立てる謙遜語でもありません。敬語のような印象を与えますが、実は敬語ではなく丁寧語です。そのため、使い方や使う相手を間違えると、とても失礼に当たるので、使い方にはくれぐれも注意が必要です。

「了解しました」とは、自分が物事を理解しましたと言うニュアンスで使います。了解という言葉には、物事の事情や言っている内容を理解しているという意味があり、理解するという動詞とよく似たニュアンスがあります。ビジネスシーンにおいては、
「明日の会議の件、了解しました」とか
「資料を午後3時の会議までに10部コピーすればよいのですね?了解しました」
という使い方をします。

「了解しました」というフレーズには、よく似たフレーズがいくつかあります。例えば、了解という部分を了承という言葉に変え、「了承しました」というフレーズで使う事もあります。どちらもよく似たニュアンスがありますが、厳密には言われた側の受け取り方は少し異なります。了承という言葉は、相手の事情を理解した上で、依頼されたことやリクエストされた内容を受け入れる、という意味をもつ謙譲語です。取引先や顧客へのメールやビジネス文章においては、「なにとぞ、ご了承ください」などのフレーズで使われることが多いフレーズです。例えば工事現場の看板には、
「近隣の皆様につきましては、多大なるご迷惑をおかけいたしますが、なにとぞご了承ください。」
といったフレーズが書かれることが多いです。イメージとしては、「了承しました」は「承りました」の代わりに使うと考えると、分かりやすいかもしれません。

「かしこまりました」というフレーズもまた、ビジネスシーンにおいてはよく耳にします。これも「了解しました」とよく似た意味がありますが、どちらかと言えば、「了承しました」をさらに丁寧にしたフレーズだと考えられます。ちなみに、了承という言葉も、それだけで自分をへりくだることで、逆に相手を引き立てる謙譲語です。「了承しましたは」社内では目上の人に使われるフレーズで、上司以外でも顧客や取引先など、社外の人に対して使われることが多い言い回しです。

それでは、このフレーズは英語ではどんな表現になるのでしょうか?「了解しました」の意味を持つ英語表現には、いくつかあります。カジュアルな言い方なら、
「OK(オッケー)」
「No Problem(了解!)」
などがあります。少し丁寧な雰囲気を出すなら、
「Sure!(もちろん!)」
「Absolutely(了解しました!)」
などを使うと良いでしょう。さらに丁寧な雰囲気を高めるなら、フォーマル感の強い「Certainly(了解いたしました)」の表現があります。フォーマルな言い回しですが、ビジネスシーンで使ってもOKです。フォーマルすぎて相手が引くことはありません。とても丁寧な対応だな、と好感を持たれることでしょう。

「了解しました」は、歴史の中では「承知つかまつりました」とか「承知仕り候」などの表現で使われてきました。基本的にはどの言い方も、会話の内容に対して自分が理解していることを示すという点で共通しています。言葉の選び方によって丁寧さが変わるため、歴史の中では相手が誰かによって、丁寧さをアレンジして来たのではないでしょうか。ビジネスシーンの中でよく使われている「了解しました」は、歴史の中で使われてきた「承知しました」よりもフランクでカジュアルな丁寧語だと覚えておきましょう。

例文

それでは、ビジネスにおいて「了解しました」は、どんな時に使えば良いのでしょうか?例えば、会議の日時を指定された時、「はい、わかりました」という代わりに「了解しました」と使うことは、問題ありません。「了解しました」の「しました」の部分を謙譲語に変えて「了解いたしました」にすれば、「了解しました」の丁寧さを高めることができます。もしも、「了解しました」ではフランクすぎて相手に対して失礼に当たるかな、と感じる時には、「了解いたしました」にしても良いですし、「承知いたしました」を使う方法もおすすめです。

「了解しました」を丁寧にした「了解いたしました」と、了解という言葉ではなくて丁寧な謙譲語である「了承」という言葉を使った「了承いたしました」とでは、どちらがおすすめなのでしょうか?誰に対して使うのかによって、OKなのかNGなのかは異なります。しかし顧客や取引先など、失礼があってはいけない相手に使うのなら、「了承いたしました」を使うのが無難です。

例文(上司あて)

敬語ではない「了解しました」は、基本的には上司に対して使うのはおすすめではありません。人によっては、失礼だと受け止める人がいるかもしれませんし、不快に感じることがあるかもしれません。そのため、上司に対しては、「了解しました」ではなく、「承知いたしました」や「了承いたしました」が正解です。

この「了承」とか「承知」という言葉は、謙譲語です。そのため、「了承しました」「承知しました」の「しました」を「いたしました」にするべきなのかどうか、迷ってしまう人がいるかもしれません。この場合、「了承」「承知」言葉だけでも謙遜語となっているので、さらに謙譲の意味を持つ「いたしました」とセットにせず「了承しました」「承知しました」と使っても、相手に対して失礼にはなりません。もちろん、「了承いたしました」とか「承知いたしました」と丁寧さをアップする使い方をしても、謙譲語の重ねすぎと言ったやりすぎ感はありません。どちらでも使い方という点では正解なので、安心して下さい。

「了解」という言葉は、それ自体にフランクでカジュアルなニュアンスがあります。そのため、「了解いたしました」と「了解しました」よりも少し丁寧な言い方にアレンジしたとしても、目上の人に対して使うのは控えたほうが良いでしょう。

正しい使い方という点では、上司に対して使うのはNGです。しかし実際の職場においては、普段の職務の中で何気なく使っていることは多いかもしれません。例えば、
上司「この書類、3時の会議までにコピー20部お願いできるかな?」
自分「はい、了解いたしました」
というやり取りは、本来なら「了解しました」を上司に対して使うのはNGなので「了承しました」というべきです。しかし、この状況で「はい、了解いたしました」と答えたことによって、激怒する上司はほとんどいないのではないでしょうか。その理由はおそらく、長いビジネスの歴史において、「了解しました」が日常的につかわれているフレーズだからだと考えられます。

「了解しました」は、目上の人だけでなく、取引先や顧客など社外の人に対して使うのもNGです。何気なく使ってしまうと、顧客や取引先が激怒する可能性があるので、注意しましょう。これは、自分が顧客の立場になって考えると、分かりやすいです。例えば、
自分(顧客)「明日、2名で宿泊の予約を取りたいのですが」
相手「了解しました」
と言われたら、どうでしょうか?了解という言葉はどうなのかな?と首をかしげる人は多いでしょう。しかし、もしも相手が
「はい、承知いたしました」
「はい、かしこまりました」
と応答すれば、違和感を感じることはないでしょうし、丁寧な対応だと思うのではないでしょうか。

このように、分かりましたと言う気持ちを丁寧に表現するなら、了解という言葉を丁寧に表現している「了承」や「承知「を使った「了承いたしました」「承知いたしました」を使うのが安心です。

上司のように目上の人や、取引先、顧客など失礼があってはいけない人へ「了解しました」という意味のフレーズを使う際の英語表現としては、「Certainly」がおすすめです。その他にも、「Absolutely」「My Pleasure」「With Pleasure」など、言い回しはいろいろあります。一方、目上の人に対してはカジュアルすぎてNGなのは、「OK」とか「Sure!」など、友だち同士の会話の中で使うようなフレーズです。

例文(部下あて)

上司など目上の人に使うのはNGな「了解しました」ですが、部下に対して使うことは問題ありません。例えば、
部下「これから帰社するので、おそらく3時には戻れると思います。」
自分「3時ですね、了解しました。」
のように、「わかりました」の意味で「了解しました」を使うことができます。

「了解しました」では堅苦しいかな、という時には「了解です」とか「はい、了解!」などのフランクな言い方もあります。ただし、社風によってどこまでフランクな言い方が許容されるかは異なりますし、その部下と自分との関係によっても、どこまでフランクな言い方ができるかは異なるでしょう。そのため、付き合いが長くお互いに信頼関係にある部下に対しては、「はい、了解」などの言い方は問題なくても、あまり親しい関係にない部下に対しては、「了解しました」を使うのが無難です。

「了解しました」よりも丁寧さが高まる「承知しました」「了承しました」に関しては、部下に使っても丁寧すぎる心配はありませんし、NGということもありません。しかし、付き合いが長くお互いに信頼関係が確立されている部下に対して「承知いたしました」とか「了承いたしました」と言った最上級の謙譲語を使うと、部下にとっては距離を感じてしまうかもしれません。上司は自分にまだ心を開いてくれていないと感じて、寂しい気持ちになってしまうことも考えられます。そのため、部下に対する「了解しました」は、受け止める相手がどう思うかという点も考えながら、あまり堅苦しくなりすぎないように注意すると良いでしょう。

部下に対する「了解しました」の英語表現としては、
「Sure!(もちろん!)」
「OK!(オッケー!)」
「No Problem!(了解!)」
「Sure thing!(もちろんさ!)」
などの言い方がありmす。これらのフレーズは、ビジネスシーンだけではなく、カジュアルな友だち同士の会話などでもよく耳にする言い回しですが、ビジネスシーンにおいても部下に対して使う分には、NGではありません。むしろ、カジュアルな雰囲気で部下のやる気を高めたり、職場の雰囲気を良くしようと努めていると受け取られ、高評価されるのではないでしょうか。

例文(同僚あて)

「了解しました」は、上司など目上の人に対して使うのは、フランクすぎてNGですが、自分と上下関係にない同僚に対して使うのは、問題ありません。特に同僚は、普段から敬語を使わないという間柄が多いのではないでしょうか。普段の会話で丁寧語を使わない関係なのに、突然「了解しました」となると、相手にとっては、なんとなく距離を感じる事でしょう。そのため、相手との関係で親近感を出すという意味でも、あえて丁寧過ぎない言い方をするのがおすすめです。

例えば、「了解しました」の代わりに「はい、了解!」「了解です」「オッケー」などでも、相手が同僚なら相手が激怒することは少ないでしょう。それに、失礼に当たることもありません。ただし、これは電話でのやり取りや、二人だけの会話の中だけにとどめておきましょう。

会議の中などでお互いに敬語を使って会話をしているのなら、相手が同僚でもきちんとした尊敬語や謙遜語を使って話すのがマナーです。話す相手が同僚だからと言ってフランクすぎる話し方をするのは、ビジネスマナー違反となるので注意してください。TPOをわきまえて、しっかりと丁寧に離さなければいけない場合には、「了解しました」ではなくて「了承しました」とか「承知しました」「了解いたしました」など丁寧な言い方をするのがおすすめです。

まとめ

「了解しました」は、カジュアルでフランクな丁寧語で、敬語ではありません。そのため、上司など目上の人に使うなら、「了承しました」とか「承知しました」「かしこまりました」などのフレーズを使いましょう。部下や同僚に対しては、TPOをわきまえていれば「了解しました」を使っても問題はありません。取引先や顧客に対しては、敬語とならない「了解しました」はNGです。

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