敬語の使い方

「となっております」は正しい敬語か?(和文・英文例)

パンダ

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パンダ

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前置きはこのくらいにして、本題に入りましょう。

「となっております」は正しい敬語?

「となっております」は日常生活ではあまり使うことはないかもしれませんが、ビジネスシーンではしばしば使われます。「となっております」の意味は、「となる」です。「となる」の丁寧語という位置づけです。ちなみに、「となる」とは変化した結果ということです。例えば、「来週の月曜日は都合により臨時休業となっております」というような感じで使用します。そのほかに、結果としてこうなったという使われ方もします。

「となっております」のポイントは「と」です。この「と」には、意外性のエッセンスがあります。先ほどの「来週の月曜日は都合により臨時休業となっております」も、イレギュラーなことが起きたのでやむを得ず臨時休業になったというニュアンスが込められています。

「となっております」についてもう少し詳しく見ていくと、「となる」の丁寧語に、「いる」の丁重語の「おります」がついている構造です。丁重語とは聞きなれない名称かもしれませんが、こちらは謙譲語の一種です。謙譲語と同じで、自分や身内の行動をへりくだって表現する言葉のことです。しかし、今回は対象の行動がないため、丁重語という扱いになります。

「となっております」という表現は、敬語の一種として、あることはあります。しかし、ビジネスシーンで結構間違った使い方をしているので注意しましょう。例えば、レストランで「こちらがドレッシングとなっております」と言われたことはありませんか?実は、これは間違いです。というのも、目の前にあるドレッシングを指し示す言葉としては不適だからです。あくまでも、対象の行動がない時に「なっております」という言葉を使います。正しい言葉遣いは、「こちらがドレッシングでございます」です。

また、会議などで資料の説明をする時に「こちらが資料となっております」と使いそうでしょう。しかし、これも目の前にある資料を指し示しているので、間違った使い方です。「こちらが資料です」で十分です。会議室に案内する時に「会議室はこちらとなっております」も誤用です。場所を指し示す場合に、「となっております」は使いません。この場合は「会議室はこちらです」で問題ありません。もう少し丁寧に表現したいと思うのであれば、「会議室はこちらでございます」と表現すべきです。

さらに、何か先方と打ち合わせを行った際、次のアポを取ろうとしたとします。この時「次回の予定は○月○日となっております」と使いがちですが、これも間違いです。日付などの今後の予定を指し示す場合に「となっております」を使用するのは適切ではないからです。正しい表現は「次回の予定は○月○日でございます」です。

しかし、「○○のため、○月○日は休日となっております」という使い方は場合によってはありです。「と」という言葉には「何かしらの結果、ほかの状態に変化した」というニュアンスがあるからです。突然予定が変更して休日になったというニュアンスを伝えるために適切です。

このように、「となっております」は敬語として存在する表現ですが、間違った使い方をしてしまいがちなので注意しましょう。

「となっております」に近い表現として、「になっております」という言葉も、ビジネスシーンではしばしば用いられる言葉です。「となっております」と「になっております」については、基本的には同じような感じで使っても構いません。しかし、特定のシチュエーションで、「となっております」を使ったほうがいい場合と「になっております」を使ったほうがいい場合とがあります。

「になっております」という表現を用いることで、第三者への敬意を示すことができます。例えば、取引先の方と話をしている時に、自社の社長の話が話題に出たとします。スーツのことについて話題が出た際、「社長はいつも素敵なスーツをお召しになっております」と言ったとします。この場合、もちろん社長は普段から良いスーツを着ているということが相手に伝わります。加えて、あなたが社長に敬意を抱いていることも相手は理解するわけです。このようなシチュエーションで「となっております」という言葉を使うと、どこかちぐはぐな印象になってしまうので注意しましょう。

現代社会はグローバル社会です。ボーダーレスがどんどん進んでいて、皆さんの会社も海外の取引先があるという方も多いはずです。この場合、先方とのやり取りは基本、英語というところが多いでしょう。ところで、英語で「となっております」という表現を使いたければ、どのような言葉がしっくりくるのでしょう。

英語で適した表現は「turn into」です。「となります」という表現は、外見や中身に何かしらの変化があった状況で用います。「turn into」にも変化のニュアンスがあるので、近い言葉と言えます。よく使われる例文として、「Turn water into ice」というものです。水が凍ったという意味合いで、日本語に訳すと「水が氷となっております」となります。ただし英語の場合、「この日本語はこれ」と一律で決められないところがあります。ケースバイケースで使う英語も変わってきます。たとえばPostage is paid by the customers.は「送料はお客様負担となっております」という意味でこの場合、「is paid by」が「となっております」を意味する言葉となり、状況によって表現は変わってくるので注意しましょう。

例文

「となっております」の意味は分かりましたが、具体的にどのように使えばいいのでしょうか?シチュエーションによっていろいろな使われ方が想定されます。上司に対して用いる場合もあれば、部下や同僚に宛てたメッセージの中で「となっております」を使用する場合も考えられます。

例文(上司あて)

上司宛にメールを送る際に、「となっております」を使う場面はいろいろとあります。特に使用頻度が多くなりそうなのは、「以下の通りとなっております」という表現です。「以下の通りとなっております」には、「下に書き記した通りです」というニュアンスが込められています。上司にメールにて何かを報告する時、詳細な情報を伝える時などにしばしば用いられる言い回しです。

具体的な例文としては、「イベントの詳細は以下の通りとなっております」「お尋ねの○○については以下の通りとなっております」といった使い方をします。この一言の下部に、細かな内容について書き記しましょう。このような順番でメールを作成すれば、相手にもわかりやすく伝えられるでしょう。

先ほど「こちらが資料となっております」は間違った表現だと紹介しました。しかし、あえて「こちらが資料となっております」という使い方を紹介しているサイトもあります。「こちらが資料となっております」と言うと、自分ではなく第三者が作成した資料というメッセージを込められます。あくまでも自分が資料を渡しているだけだというニュアンスが伝わるのです。

例えば、ある資料を上司に渡さないといけなくなった、どうやらその資料について上司が快く思っていないらしいということを前もって知っているシチュエーションもあるでしょう。この場合、「こちらが資料です」と伝えると、自分が作成した資料と相手は受け取ってしまいます。結果、資料に関する不満や苛立ちを上司が自分にぶつけてくる可能性が高いです。ところが、「こちらが資料となっております」と伝えると、相手はその資料に不満があったとしても、あなたが作ったわけではないと解釈します。その結果、上司のフラストレーションをもろに受けずに済むかもしれません。複雑で厳しい状況を切り抜けたいと思うのであれば、「こちらが資料となっております」というフレーズをうまく活用してみるといいでしょう。ただし、どのような相手にも自分が被害を被らずに済むという100%の保証にはなりません。その部分は頭に入れて、自己責任で使うかどうか判断しましょう。

例文(部下あて)

部下に対して「となっております」と使用することはまずないと言っていいでしょう。しかし、部下から「となっております」と言われる可能性はあります。例えば「お世話になっております」という言葉は、会社によっては使われるかもしれません。「お世話になっております」はビジネスシーンではしばしば用いられる言葉です。電話やメールであいさつするときの定番の表現です。「おはようございます」や「こんにちは」という感じで用いられます。歴史的にも長く使われていますし、職種や業種関係なく広く用いられている言葉です。

この「お世話になっております」という言葉は、社外の人に対して用いることが多いです。取引先の担当者にメールや電話連絡する時に、「お世話になっております」という言葉から始めるのが一般的です。社内の人の場合、「お疲れ様です」という表現を用いることが多いです。ただし、これはケースバイケースです。会社によっては、身内相手でも「お世話になっております」という言葉を使うというところもあります。この辺のところは、入社した会社の習わしに合わせるといいでしょう。転職したての頃は、メールを受け取った際に冒頭にどのような表現が使われているかチェックすることです。

一般的に、「お世話になっております」「お疲れ様です」どちらを使うかは、部下との関係性がベースになります。毎日もしくはたびたび会って話をするような間柄である、同じ部署である、顔見知りであれば、「お疲れ様です」という表現で失礼はないでしょう。一方、普段あまり会うことがない、日頃接点がない、実際にやり取りした経験がないというのであれば、「お世話になっております」という表現を使ったほうがいいでしょう。上司と部下でも、大企業だと同じ部署でもあまり接点がない人も出てくるかもしれません。また、役員クラスになると、下の地位の人と普段からコミュニケーションをとっていない可能性もあります。そのような場合には、「お世話になっております」と言われてもおかしくはないでしょう。

特に、従業員が数万人単位もいるような大企業であれば、どちらを使うか会社によってまちまちです。転職で新しい会社に入った際には、周囲の社員がどのようにメールを作成しているのかチェックしましょう。そして、同僚の真似をするといいでしょう。企業によっては、常日頃から電話やメールをする機会が少ないというところもあるかもしれません。メールや電話のまねができないというのであれば、上司に相談するのがおすすめです。上司であれば、その会社に長年勤めている可能性が高く、会社独自の文化やルールについて理解しているので、アドバイスしてくれるでしょう。

例文(同僚あて)

同僚相手とやり取りをする時に「となっております」を用いることも、あまり多くありません。同僚であれば立場的に同じなので、自分がへりくだるようなことはないからです。しかし、メールで何か連絡をする時、特に急に当初の予定が変更になった場合に、もしかすると「となっております」という表現を使うこともあるかもしれません。例えば、プレゼンなど締切日が設定されていて、その日付が当初の予定から何らかの理由で変更した場合に、使用する可能性があります。具体的には、「締切日が変更になりました。変更後の最終締め切り日は○月○日となっておりますのでご確認をお願いいたします」といった使い方です。

そのほかには、例えば飲み会を定期的に開催していて、毎月会費を徴収していたとします。翌月から会費を値上げすることになった場合、参加者に一斉メールを送信するでしょう。このような場合でも、「となっております」という言葉を使うかもしれません。具体的な例文を紹介すると、「○月から会費の値上げをする予定となっております。○月からの新会費は○○円になりますのでご注意ください」といった感じでしょうか。

また、花見など屋外のイベントを企画したとします。屋外の場合、雨天などの悪天候で急遽中止や延期することもあるでしょう。このような場合、同僚にメールを送信して中止を伝えることもあるでしょう。この時、「本日の花見ですが、悪天候のため、中止とさせていただきます。振替日の方が現時点では未定となっております」といった表現で送信すると失礼はないでしょう。

まとめ

「となっております」という言葉は、ビジネスの世界ではしばしば用いられる言葉です。しかし、上で紹介したように、実は知らず知らずのうちに誤って使っている可能性があります。自分としては相手に配慮して丁寧に表現したつもりが、実は間違っていたということもあり得ます。そのようなことにならないように、「となっております」という言葉の意味や構造などをしっかり理解しておきましょう。

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