敬語の使い方

「早速のご返信」は正しい敬語か?(和文・英文例)

パンダ

お仕事だいすきパンダだよ。 転職はしない方がいいことのほうが多いから、慎重にね

敬語をうまく使えないので、どうすればいいの?
パンダ

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メールを打っているときに敬語の使い方がわからないことがありますよね。
私もそうでした。

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丁寧に解説いたしますのでご安心ください。

本記事では、「早速のご返信」は正しい敬語か?について解説します。

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前置きはこのくらいにして、本題に入りましょう。

「早速のご返信」は正しい敬語?

日本のビジネスマンの嗜みとして、それぞれのビジネスシーンに合わせた、相手を敬う敬語表現を使いこなすことは必須のスキルと言えます。しかし、その他の言語と異なり、日本語には丁寧語、尊敬語、謙譲語の3種類があり、使用する対象によって言葉遣いを選ぶ必要があるため、高難易度になっているといえます。

意外にも、世のビジネスパーソンで、しっかりとこの3種類の表現を使いこなせている人は少なく、ほとんどの人が間違った表現を堂々と使用してしまっているのが現状です。特に謙遜語とも言える謙譲語は使用法が難しく、しっかりと勉強していないと使いこなせません。そのため、正しい日本語を使用できているというポイントは、上司やエリートビジネスパーソンの方々から見るととても好印象になります。言い換えると、しっかりとした教養が備わっているとみなされ、さまざまなビジネスシーンで多くのメリットをもたらします。

今回焦点をあてる「早速のご返信」という言葉は、メールで連絡を取り合うのが当たり前となった現代社会において、みんなが使っているからなんとなく使っているという方も多いと思います。「早速のご返信」という言葉は、正しい敬語表現であるため、上司や取引先そして顧客などに対しても安心して使用することができます。

「早速のご返信」の中の「早速」は普段よく使う言葉なので理解していると思いますが、文字通り「すぐに」という意味です。そのため、「早速のご返信」の意味は「すぐにメールなどで返信を返してくれたこと」ということになります。早速と言える時間の制限は定まっておらず、自分の感覚で、すぐに返信が来たなと感じた場合に使用します。少なくとも、10分以内に返事が来た場合は使用して良いでしょう。

ビジネスにおいて、メールの返信の速さは信用問題に直結します。「早速のご返信」という表現は、相手も別の仕事で忙しい中、合間を縫って自分に返信してくれたことに感謝の気持と敬意を示すために使用されることが多い言葉です。そのため、「早速のご返信」の1番多い使用方法は、「早速のご返信、ありがとうございます」とメールの本文冒頭に書くという使い方です。

また、「早速のご返信、ありがとうございます」という表現をより丁寧に表したい時は、「早速のご返信をいただき、ありがとうございます」と表現します。どちらの表現を用いても問題はありませんが、送る相手の親密度や距離感などで判断するのが良いでしょう。

他にも、「早速のご返信、恐れ入ります」という使い方があります。この表現は、主に相手に対して、申し訳ないことをした時に使用することが多い表現です。急な日時変更などを相手にお願いした際の返信などで使われることが多く、謝罪と感謝の気持ちをまとめて表すことができます。

「早速」と似たような表現で、「早々」、「迅速」という言葉があります。「早々」は「早速」と同じように「すぐに」という意味ですが、「早々」という言葉は、「早々と帰宅した」というように、比較的ネガティブな場面で使用されることが多い言葉のため、「急いで返信してもらった」というニュアンスになってしまいます。このように、言い回しが恩着せがましくなってしまうため、目上の方に送る表現としては適切ではありません。使用する場合は同僚や部下に限定するようにしましょう。

そして「迅速」は「速やか」や「極めて早い」という意味を持つ言葉です。表現したい内容は「早速」、「早々」と同じですが、ニュアンス的に、「迅速」は「早速」よりもより早いイメージとなります。明確な線引きはありませんが、10分程度で来た返信に対して「早速」を使うと考えた場合、5分以内に返信が来た場合は「迅速」を使うといった感覚で問題ないでしょう。もちろん、「早速」と同様に、「迅速」も敬語表現としてしっかりと相手を敬っている言葉なので、目上の方への返信に使用しても問題ありません。

「早速のご返信」という表現は歴史的に振り返っても新しい表現であると言えます。パソコンや携帯電話が普及し、メールでのやり取りが一般的になってきてからよく使用されるようになりました。現代社会においては、スマートフォンの普及により、仕事のやり取りにLINEなどのメール以外のツールを使用することも多くなってきました。もちろん、「早速のご返信」という言葉はメールだけに限らず、これらの新しい連絡ツールでも使用することができます。進化していくビジネスシーンに合わせて、日本語の表現もどんどん変化していきます。流れに乗り遅れることのないように、定期的にビジネスマナーを確認するようにしましょう。

メールの返信におけるビジネスマナーは、届いたらすぐに返信をすることです。相手が迅速に返事を送ってきてくれたにもかかわらず、自分の返事が遅くなってしまうことは相手に対して失礼にあたります。しかし、メールの返事に気が付かなかったり、その他の仕事に追われて返事が遅くなってしまう場合もあると思います。可能な限り、その日の営業時間内に返事をすることが望ましいですが、それが不可能な場合は、最長でも24時間以内に返事をするようにしましょう。

また、「早速のご返信、ありがとうございます」という言葉をメールの件名に入れてしまいそうですが、メールのマナーとしてはそれは適切ではありません。必ず本文の冒頭に記載し、本題に入る前の挨拶文として使用するようにしましょう。

例文

例文(上司あて)

1番シンプルな表現である「早速のご返信、ありがとうございます」だけでも十分丁寧な言い回しになっていますが、さまざまな言葉を付け加え、かしこまった言い方にすることで、より丁寧な表現にすることができます。

・早速のご返信をいただき、誠にありがとうございます
Thank you for your fast reply.

・この度はお忙しい中、早速のご返信をいただき誠にありがとうございます。
Thank you for your fast reply while you are busy.

・早朝にもかかわらず、早速のご返信、誠にありがとうございます。
Thank you for your fast reply, despite the early morning.

・出張でお忙しいにもかかわらず、早速のご返信をいただき、誠にありがとうございます。
Thank you for your fast reply, despite your busy business trip.

・夜遅くお疲れのところ、早速のご返信、ありがとうございます。
Thank you for your prompt reply when you are busy on the go.

・会議の内容に関しまして、早速のご返事、ありがとうございます。
Thank you for your fast reply, regarding the content of the meeting.

【メール全文(宛名・署名抜き)】
この度はお忙しい中、早速のご返信をいただき誠にありがとうございます。
Thank you for your fast reply while you are busy.

打ち合わせのお時間を頂けるとのこと、誠にありがとうございます。
Thank you for giving us time for the meeting.

さて、ご都合につき承知いたしました。
Well, I understand that it is convenient.

それでは、10月12日木曜日の10時から、会議室にて打ち合わせを実施させていただきます。
Then, we will hold a meeting in the conference room from 10:00 on Thursday, October 12th.

ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
Thank you for your understanding.

「早速のご返信、恐れ入ります」は謙虚さを全面に押し出した言い回しです。こちらのミスにより、送る必要のなかった連絡の返事に対して、感謝を表す時に使用します。

・休日にもかかわらず、早速のご返事をいただき、大変恐れ入ります。
Despite the holidays, I am very sorry to hear from you immediately.

・急な申し出にもかかわらず、早速のご返事をいただき、大変恐れ入ります。
Despite the sudden offer, I am very sorry to receive your prompt reply.

・深夜でお疲れにもかかわらず、早速のご返事をいただき恐れ入ります。
Despite being tired at midnight, I'm sorry for your prompt reply.

【メール全文(宛名・署名抜き)】
いつも大変お世話になっております。
Thank you for your continued support.

この度はご多忙にもかかわらず、早速のご返信、誠に恐れ入ります。
Despite your busy schedule, I am very sorry for your prompt reply.

ご変更をしていただきました通り、4月20日水曜日14時に貴社へお伺いいたします。
As you have changed, we will visit your company on Wednesday, April 20th at 14:00

なお、急なご事情からご都合が悪くなった際には、早めにお知らせいただけますと幸いです。
In addition, if it becomes inconvenient due to sudden circumstances, We would appreciate it if you could let us know as soon as possible.

また、ご不明な点などございましたら、お気軽にご相談くださいませ。
Also, if you have any questions, Please feel free to contact us.

それでは、当日お時間をいただきますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
Then, it will take some time on the day, but thank you for your cooperation.

例文(部下あて)

・お早いお返事、ありがとう。
Thank you for quick response.

部下に対しても、「早速のご返信」は使用できますが、その後に続く文章は関係性に見合ったものに変える必要があります。しかし、初対面で面識があまりない部下に関しては、丁寧な文章を心が得るようにしましょう。また、親密な関係の後輩には「お早いお返事」という少し砕けた調子の表現を用いても良いでしょう。

例文(同僚あて)

・早々のご返信をいただき、ありがとうございます。
Thank you very much for your quick response.

同僚も部下への対応と同様に、今回ご紹介したどの表現を使用してもらっても問題ありません。しかし、「早速のご返信」などの相手を敬った言い方は、目上の方には適切ですが、同格もしくは格下の者に対して、過剰に丁寧な言葉を重ねると慇懃無礼として受け取られてしまう可能性があります。そのため、丁寧な表現を使用する際は、相手との関係性などを考慮する必要があります。

まとめ

メールで連絡を頻繁にとりあうビジネスパーソンにとって、「早速のご返信」という表現は馴染み深く、身につけておくべき最低限のスキルの1つです。このフレーズの良いところは、簡素な言葉で、相手に対して上手に感謝の言葉を伝えることが出来る点です。さらに、相手の仕事の速さを褒めることもできるため、使われて嫌な気持ちになる人はいません。

それどころか、こうした挨拶文が使用できない人はビジネスパーソンとしては失格とされ、相手を気遣うことのできない人間という烙印を押されてしまうことにもなりかねません。お互いに仕事が忙しいのは当然の事実です。そこにねぎらいの気持ちが生じるのは当然と考える風潮があるということです。

メールなどの文章には話し言葉よりも人間性が現れやすいといいます。仕事の内容によっては、顔を合わせる前にメールのやり取りをするということも少なくありません。その後のやり取りをスムーズにするためにも、「早速のご返事」という魔法のフレーズを駆使して、より良い人間関係の構築を目指すようにしましょう。

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