敬語の使い方

「表題の件」は正しい敬語か?(和文・英文例)

パンダ

お仕事だいすきパンダだよ。 転職はしない方がいいことのほうが多いから、慎重にね

敬語をうまく使えないので、どうすればいいの?
パンダ

そんなあなたの疑問、解決いたします。

メールを打っているときに敬語の使い方がわからないことがありますよね。
私もそうでした。

本記事の信頼性

本記事の信頼性は、以下の通りです。

  • 大手企業(東証一部上場企業、社員数数十万人規模)研究開発職の正社員として勤務
  • 複数のプロジェクトを担当し、お客様から非常に優秀と評価していただいている
  • 国立大学大学院で3つ以上の賞を受賞

丁寧に解説いたしますのでご安心ください。

本記事では、「表題の件」は正しい敬語か?について解説します。

他の記事を読む必要がないくらい解説するので、安心してください。

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前置きはこのくらいにして、本題に入りましょう。

「表題の件」は正しい敬語?

ビジネスシーンではよく「表題の件」と使うことがあります。表題とは、元々は本のタイトルや作品、演劇などの題名のことを指します。他にも類語として曲名や演題などがあります。

ビジネスシーンで使う場合はメールで使用される場合がほとんどです。例えば件名の欄に「残業時間の短縮」と書かれていたら、本文中では「表題の件についてですが、働き方改革により従来の残業時間を見直しました」のように続きます。

使い方は、まず相手に伝えたいメールの内容が一目で把握できるタイトルを件名に入れます。そして本文中でそのことについてどうして欲しいのかアクションを示します。上記では残業時間の短縮を告げて理解を仰ぐ内容です。

なぜ「表題の件」を本文中に使用するかといえば、件名で「残業時間の短縮」と書かれてあるのに、続きの本文で「残業時間の短縮についてですが」と件名と本文が重複しないためです。メールは上から下に流し読みするため、同じ内容が続くと少しもたついた印象を与えてしまうからです。

しかしこの表題という言葉ですが、「題名」を「表す」という漢字がそのままの意味で使用されています。実はその由来には興味深い歴史があり、そもそもこの言葉の概念ができたのは西洋なのです。

表題とは英語では「タイトル」になります。そもそもタイトルという言葉が出来たのは、図書館が由来です。その当時、図書館内には多くの書物があったので、本を識別するのが困難に陥っていました。そこで本に「ティトゥルス」という札を付けて他の本と区別できるように題名を付けていたのです。これがタイトルの語源になります。そしてモノに名前をつける起源となるのです。

その後、楽譜や絵画にもタイトルがつけられ始めました。楽譜の場合、識別記号として当時は番号を使用していましたが、後になって不便に感じた人がタイトルをつけたようです。例えばベートーヴェンの「運命」がそうです。日本以外の国ではあの楽曲は「運命」とはいいません。日本人が後からつけた名前です。絵画も同じように後の世の人たちが絵にタイトルをつけました。こちらは販売流通を目的としてつけたようです。

このように色々なものに題名=表題をつけていくようになりました。すると使い勝手が良かったので、メールでも使い始めたのが「表題」の始まりです。

「表題の件」はメールを上から読んだときに、日本語の文字の並びが良いので使用されます。しかし絶対に使わなければならない言葉ではありません。あくまで件名との重複を防ぐ役割があるだけです。

中には件名を読まずに本文から読み進める人もいます。そのような人には「表題の件」といわれても何の事だか分からずに、もう一度件名に戻ってから本文を読む事になります。そうすると少し手間になってしまうため、状況や相手方、メールの文章内容により「表題の件」を入れるかを判断した方が良いでしょう。特に社外の方にはことさら気を付ける必要があります。同じ会社の方なら少し面倒に感じていてもさほど問題にはなりませんが、取引先だと印象の良し悪しは重要だからです。

さらに「表題の件」をメールで使用する場合、気を付けておきたいポイントがあります。例えば件名で「〇月〇日の予算会議の件について」のように表記した場合、本文は「表題の件についてですが、〇時に○○会議室に集合でよろしかったでしょうか」になります。しかしその後、話が途中で変わる場合は「これは別件になりますが」と書いておきましょう。相手は〇月〇日の予算会議についての話だと思っているため、他の話をすると混乱するか誤解してしまうからです。

例を上げると、
件名:〇月〇日の予算会議について
本文:
表題の件についてですが、〇時に○○会議室に集合でよろしかったでしょうか。
~省略~
また別件ですが、〇月〇日の出張の件についてですが~。
このように、話が途中で変わる場合は「別件ですが」とワンクッション置くことで、相手方も文脈を読み取る手間がいらずに「今から話が切り替わるのだな」と思い、スムーズに読むことが出来ます。
さらに「表題の件」はファイルをメールに添付するときも便利に使用できます。通常メールにファイルを添付するときは本文にその旨を載せるのが一般的です。

例えば件名に「○○社の納品一覧」と書いたら本文中に「お世話になっております。~省略~○○社の納品一覧ファイルを添付しております。」のような感じで記載します。迷惑メールだと間違われないため必ず件名が必要になります。

普段はこのような記載でも構わないのですが、急いでいる場合だと少し手間です。メールを添付する事柄以外にもメール内容を考える必要があるためです。取引先だとさらに季節の挨拶などから始まり、言葉遣いにも気を遣い失礼のない文面を書くようにしないといけないため、時間がかかってしまいます。

しかし、件名に「○○社の納品一覧」や「○○社の納品一覧.pdf」、「○○社の納品一覧.xlsx」のファイル名だけを載せておくと、本文で「表題の件についてですが、添付ファイルを送付させていただきます。」だけを書くことができます。特にファイル名だけだと後日メールを整理しようとした際に、すぐに見分けられるので便利です。

ただしこのような使い方は相手方に事前に「○○社の納品書を送る」という事実が伝わっている場合に限ります。相手方は1日に何十通ものメールが届いている場合が多いので、気づかずスルーされてしまう可能性があるからです。

例文

「表題の件」の使用方法ですが、これだけの使い方があります。

・表題の件についてですが、質問がございます
・表題の件ですが、早速取り掛かりたいと思います
・表題の件ですが、お間違いないでしょうか
・表題の件、よろしくお願いいたします

このように使用します。

主に確認して欲しい事柄や送信されたメールに対しての返事、相談したいときに使います。

「表題の件についてですが、添付先の資料をご確認の上、3日以内に返信をお願い申し上げます」
「表題の件につきまして、ただ今日程を調節しています。今しばらくお待ちくださいませ」
「表題の件、承知いたしました。それではよろしくお願いいたします」

また1番使用頻度が多いのは全体連絡のときです。何かイベントや集会を開く際に「表題の件ですが、下記の通り開催することとなりました」と書いて、続いて日程や時間、イベント内容などを箇条書きで盛り込んでいきます。このような記載内容にすると見やすくなるため、よく使われる方法です。

例としては

宛名:関係者各位
件名:打ち上げのご案内
本文:
今回の○○では大変お世話になりました。
表題の件ですが、下記の通り開催する運びとなりました。
お忙しいとは存じますが、皆様奮ってご参加くださるようお願い申し上げます。

日時:〇月〇日
時間:〇時~〇時
場所:○○レストラン URL:○○.jp
住所:○○
会費:無料

なおご不明な点等ございましたら○○までお声がけください。

このような記載方法があります。

しかし日本語での「表題の件」は上記のような使い方がありますが、英語だとまた勝手が違ってきます。もし海外の企業に勤めることになったら、英語でメール文を書く必要があります。海外以外にも外資系の企業にこれから勤めることになったらやはり英語でメール文を打つ必要があるでしょう。

英語でのメールの書き方をご存知でしょうか。日本語と同じように上司や同僚、部下、社外の人など書き方は違います。

まず宛名ですが、日本語と違い部署名や組織名は書きません。「Dear」で始まり、続けて敬称(Miss、Mr.)、苗字(ラストネーム)を入れます。

そして肝心の「表題の件」は英語では色々な言い方をします。これがその一覧です。

・Regarding the title
・title of the matte
・title of email
・matter mentioned in the subject line

このような感じです。この「title(タイトル)」とは表題のことです。「Regarding」は~についてです。「subject line」は件名で、「matter mentioned」は事柄に触れるという意味です。このように英語では「表題の件」は色々な言い方ができるのが分かります。

しかし本来は英文では「表題の件」という言葉はあまり使用しません。直接物事を本文中で述べるのを西洋人は好んでいるのです。

例文(上司あて)

上司へメールを送るときに大事なのは、敬語の表現です。これには丁寧語、尊敬語、謙遜語があります。
例えば「合う」を尊敬語にすると「お会いになります」になります。尊敬の気持ちを高める言い方をします。謙遜語では「お目にかかります」。自分を下げて相手を高めて言う場合に使います。そして、丁寧語では「会います」になります。語尾にです、ますを付けるのが特徴です。

その他に使用する頻度の多い「言う」という単語では、尊敬―「おっしゃいました」、謙遜―「申します」、丁寧―「言います」となります。

このようにそれぞれ言葉使いが変化するのです。

上司へあてる「表題の件」の例は

宛名:○○様
件名:新商品の企画案について
本文:
先日は表題の件について目を通していただき誠にありがとうございました。
○○様からのご指摘、大変勉強になります。
いただいた意見をもとに、一層より良い商品開発を目指して参ります。
急ぎメールにて

このような文章が良いでしょう。ここでは「勉強になります」と書きましたが、「先日の~様からご指摘いただき大変ありがとうございます。参考になります。」のようなメール文を書く方もいます。同僚や部下に使う場合の表現では間違ってはいませんが、上司に使うのはあまりよろしくありません。

「参考にする」というのは自分の考えは既に持っていて、その判断材料の足しにしたという意味合いもあるからです。ですので「参考になります」ではなく「勉強になります」にしておくと良いでしょう。勉強になるとは、その言葉の通りに「知識が増える」「良い経験を積んだ」との意味があります。目上の人に対しては「参考になります」は上から目線になるため「勉強になります」が良いでしょう。また「学ばせていただきました」という言い方だとさらに謙虚な表現になり、より良いです。

例文(部下あて)

部下に対してのメールは、硬くない柔らかい言葉遣いを心掛けると良いでしょう。例えば「頑張りましたね」や「ここは変えた方が良いかもしれませんね」、「一緒に頑張りましょう」など語尾に「ね」や「ましょう」などをつけると優しい雰囲気がつくれます。

きちんとした言葉遣いも大切ですが、あえて崩すことも、より親しみを醸し出せます。

例としては

宛名:○○さん
件名:新プロジェクトについて
本文:
入社して早々、表題の件に関わることになりましたが、調子はいかがでしょうか?

○○さんは真面目で勤勉な方ですから、少し無理をしてしまうかもしれません。時には休憩を取り入れてくださいね。

もし何か分からないことがあればいつでも質問してください。

などの文章が考えられます。

例文(同僚あて)

同僚へのメールは上司に向けて書くよりもややソフトな言い回しになります。その人との関係性により表現も変わってきますが、まず宛名には「様」「さん」などと記載すると良いでしょう。「殿」との呼び方は上司には使用しますが、同僚や部下には使いませんので、気を付けましょう。

他部署の方とのメールの場合、あまり親しくなければ、丁寧な言葉使いの方が良いでしょう。

同じ部署で親しい人の場合はくだけた内容を望むことが多いようです。例えば相談事などをする場合です。上司には相談できない内容もあるかもしれませんから、あまり硬すぎない言い回しの方が良いです。

例としてあげると

宛名:〇〇さん
件名:○○商事の機器について
本文:
表題の件ですが、この度わが社に導入することになりました。
そこで2つの機器についてどちらを選択するか悩んでおります。
○○課長はAの機器を推していますが、私はBの方が良いような気がします。
Bの方が導入コストが低く、性能も良いからです。
参考資料として上記の製品のパンフレットを添付してあります。

まとめ

「表題の件」は件名と本文との文章の重複を防ぐためにあります。特にイベントや集会を開く際に関係者全員に送信するときはとても使い勝手が良い言葉です。箇条書きなどの簡単にメール内容をまとめる場合に適しています。しかし「表題の件」と書いてあっても一見では分からない人もいるため、人やシチュエーションによって使い分けると良いでしょう。

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