敬語の使い方

「ご迷惑をおかけしますが」は正しい敬語か?(和文・英文例)

パンダ

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パンダ

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前置きはこのくらいにして、本題に入りましょう。

「ご迷惑をおかけしますが」は正しい敬語?

ビジネスシーンにおいては、自分では正しく使っていると思っている言葉でも、間違った使い方をしてしまうと相手に対して失礼になってしまうことが少なくありません。「ご迷惑をおかけしますが」という言葉は、文字通りに解釈すると、相手を困らせてしまうとか、相手を不快にさせてしまう不利益が起こるという意味があります。具体的にどんな場合に使うのかはケースバイケースで異なりますが、相手に何かをお願いする場合と謝罪する場合とに分けられます。

相手に何かを依頼したりお願いする場合には、「ご迷惑をおかけしますが、なにとぞご理解のほど、よろしくお願いいたします。」といった言葉を添えるのが丁寧です。また、「迷惑」という言葉ではなく、「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いします。」など別の言葉に置き換えるのもアリです。

一方、謝罪の意味で使う場合には、「ご迷惑をおかけしますが」というだけではなく、「ご迷惑をおかけしました。誠に申し訳ありませんでした。」と、謝罪の言葉をはっきりと言葉で表現することが大切です。

「ご迷惑をおかけしますが」に使われる最初の「ご」は、「迷惑」という単語に尊敬の意を込めた言葉です。これは相手を立てる際に使うものなので、目上の人やあまり間柄が親しくない人に対して迷惑をかけてしまうような場合には、「迷惑をおかけしますが」ではなくて「ご迷惑をおかけしますが」の方が良いでしょう。

「ご迷惑をおかけしますが」の「おかけします」の部分は、「かける」の謙譲語にあたる「おかけする」です。謙譲語というのは、自分をへりくだる際に使う言葉で、自分の行動に「お」をつけることによって、相手を立てるニュアンスとなります。ビジネスシーンでよく使われるフレーズとしては、「ご迷惑をおかけする」以外にも、「お伺いする」「お断りする」といったものがあります。

このフレーズの最後に使われている「しますが」は、文章を丁寧にまとめるために使う丁寧語です。「する」という言葉を丁寧にすると、「します」となるわけです。そして、最後に使われている「が」は文章の最後にくる言葉ではなく、「ご迷惑をおかけします。しかし、」といった逆接の接続詞です。文を途中で止めずに最後の動詞までしっかりと言葉にするのなら、「迷惑をかけることになるかもしれませんが、どうか理解してください」という意味を持つフレーズとして、「ご迷惑をおかけしますが、なにとぞご了承くださいますようお願い申し上げます。」となります。

このフレーズを使う際には、注意したい点があります。それは、間違った使い方があるという点です。「ご迷惑をおかけしますが」を「よろしくお願いします」とセットにして、「ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」という使い方は、ビジネスの歴史の中でもよく耳にします。しかし、正しく使えているかという点においてはNGです。相手にとって不都合や不利益を与えることが分かっているのに、あえてそれを相手に押し付けるというニュアンスとなってしまうからです。

「ご迷惑をおかけしますが」とよく似たフレーズに、先述した「お手数をおかけしますが」があります。「ご迷惑をおかけしますが」の場合には、その後に「よろしくお願いします」と続けるのはNGですが、「お手数をおかけしますが」の場合には、セットにして「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」にしても、相手に対して失礼にはなりません。失敗しない使い方をするなら、「お手数をおかけしますが」の方が無難かもしれません。

ビジネスシーンにおいては、できるだけ相手が不快だと感じないような言葉をチョイスすることが大切です。「ご迷惑をおかけしますが」という言葉はよく耳にしますが、迷惑という言葉そのものにネガティブな雰囲気があるため、相手によっては失礼と取られてしまうことがあるかもしれません。こちらにマイナスの気持ちがなくても、相手がマイナスの感情を持たれてしまうのは、こちらの意図が正確に伝わらないでしょう。そうしたトラブルを避けるためには、「迷惑」というネガティブな言葉を使わずに、「お手数をおかけしますが、よろしくお願いします。」のフレーズを使うという方法が良いでしょう。「迷惑」という言葉を置き換える言葉には、「面倒」とか「不便」などがあります。同じように相手への気遣いをするフレーズでも、言葉のチョイスによって相手に与える印象が大きく変わります。その点を理解しておくことで、失敗しない使い方ができるのではないでしょうか。

例文

「ご迷惑をおかけしますが」という言葉は、私達の日常生活の中ではいろいろな場面で目にします。例えば、工事現場に設置されている看板なら、「近隣の皆様にはご迷惑をおかけしますが、安全と環境には特に気を付けて作業をしております。」といったフレーズを目にすることがあります。また、レストランやショップが臨時休業する際には、「お客様にはご迷惑をおかけしますが、本日は閉店させていただきます。」といった貼り紙がされていたりします。その他にも、いろいろなところで目にするフレーズですし、社会人だとこのフレーズを使うべきタイミングがあるかもしれません。ビジネスシーンではよく使う言葉なので、ぜひ正しい使い方を理解しておきたいものです。

「ご迷惑をおかけしますが」というフレーズは、既に相手に迷惑をかけてしまったことに対して謝罪をするのか、それとも迷惑をかけている最中なのか、もしくは近い将来に相手に迷惑をかけるかもしれないのかによって、使い方が若干変わります。もしも、すでに迷惑をかけてしまった後に謝罪をするのなら、「大変ご迷惑をおかけしました。申し訳ありませんでした。」と謝罪の言葉もセットで述べるのが良いでしょう。工事中の看板やショップの貼り紙のように、現在、迷惑をかけている最中なら、「ご迷惑をおかけしていること、お詫び申し上げます。」という書き方もアリです。また、現在はまだ迷惑をかけているわけではないけれど、近い将来に迷惑がかかるかもしれないという時には、「ご迷惑をおかけしますが、なにとぞご理解のほどお願い申し上げます。」といった書き方が丁寧です。

それでは、英語ではどのように表現すればよいのでしょうか?英語には、日本語のような尊敬語や謙遜語といった区別はありません。しかし、相手に不都合なことが起こる場合には、ビジネスシーンでも「ご迷惑をおかけしますが」に該当するフレーズを目にすることは少なくありません。

I(We) apologize for the inconvenience caused.(不便を生じて申し訳ありません)

は、とても丁寧な謝り方で、取引先などに対して使っても失礼にはなりません。相手にかなり大きな迷惑をかけてしまう場合には、さらに深く詫びるという意味で、

I(We) sincerely apologize for all the inconvenience caused.(心よりお詫び申し上げます)

にするのも良いでしょう。

例文(上司あて)

上司あてに「ご迷惑をおかけしますが」というフレーズを使う場合には、具体的にどんな迷惑をかけているのか、もしくは迷惑をかけたのかを明確にするのがおすすめです。例えば、産休に入る際には、自分が不在の間、これまで自分が行っていた業務を別の人に引き継いでもらうことになります。また、上司に対しては、具体的にいつからいつまで自分が不在なのかという点を明確にする必要があります。そんな時には、

「お仕事中に失礼いたします。人事部の山田順子です。私事で大変恐縮なのですが、1月10日より、産休に入らせていただくことになりましたため、ご連絡いたします。なお、復帰は令和3年7月1日を予定しております。産休中の業務につきましては、佐藤さんに引き継ぎをお願いしております。御用がありましたら、佐藤さんまでご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。産休期間中には何かとご迷惑をおかけしますが、なにとぞご容赦いただきますよう、お願い申し上げます。」

といった文章を作れば、マイナスのイメージがある「迷惑」という言葉によって上司が不快に感じることはないでしょう。

「お仕事中に失礼いたします。人事部の山田順子です。私事で大変恐縮なのですが、1月10日より、産休に入らせていただくことになりました。ご迷惑をおかけしますが、なにとぞご容赦いただきますよう、お願い申し上げます。」

という文章はどうでしょうか。こちらは具体的にどんな点が迷惑になるのかが明記されていませんし、産休中にはこれまで山田さんが行っていた業務は誰が引き継ぐのかという点も分かりません。この文章を読む人の中には、自分は産休に入るから後はよろしく、と丸投げしているように受け取る人もいるでしょう。

上司へ「ご迷惑をおかけしますが」のフレーズを使う際には、簡潔な文章の中でも、できるだけ相手にかける負担を減らすように、具体的にどんな点が迷惑になるかもしれないという点を明記するのがおすすめです。

例文(部下あて)

「ご迷惑をおかけしますが」というフレーズを部下に対して使う場合でも、できるだけ部下に迷惑をかけたり心配させないように、具体的にどんな点で部下に迷惑をかけたのか、また迷惑をかけるかもしれないのかという点を明確にしたいものです。

「ご迷惑をおかけしますが」というフレーズの中に含まれている「ご迷惑」の「ご」は尊敬語で、「おかけします」の「お」は謙譲語です。これは、相手を立てたり、自分をへりくだる際に使う言葉なので、部下に対して使う際には「ご迷惑をおかけしますが」の代わりに「迷惑をかけますが」でもOKですし、「迷惑をおかけしますが」としても問題ありません。もちろん、部下に対しても敬意を込めたメールにするなら、「ご迷惑をおかけしますが」としても間違いにはなりません。とても丁寧で礼儀正しいメールに仕上がるでしょう。

この「迷惑をかけますが」というフレーズが必要になる場合というのは、部下に対して多かれ少なかれ迷惑や不都合な事態が起こる場合だと考えられます。そのため、メールや手紙の言葉遣いはあくまでも丁寧にし、読む側が不快に感じないように細心の注意を払うことが必要です。自分よりも目下だから迷惑をかけてよいというわけではないので、「迷惑をかけるけれど、よろしく!」なんて書き方はしないようにしてください。

また、先述した通り、「迷惑をかけますが」の後に続ける言葉は、「よろしくお願いします」ではNGです。これは、相手が上司であっても部下であっても、また同僚でも同じです。もしもメールの文章を「よろしくお願いします」という言葉で文章をまとめたいなら、「迷惑をかけますが」の代わりに「面倒をかけますが」に置き換えるのが、正しい使い方という点でおすすめです。

例えば、至急片付けなければいけない業務があって、部下に依頼しなければいけないとしましょう。そんな時には、メール内に業務の内容に加えて、いつまでに終わらせなければいけないのかという点を明記した上で、最後に「面倒をかけますが、よろしくお願いします。」というフレーズを付け加えることで、相手への気遣いを文章で表現できます。

例文(同僚あて)

「ご迷惑をおかけしますが」というニュアンスのフレーズは、同僚あてのメールや手紙の中でも使う機会があるかもしれません。同僚の場合には、相手は自分よりも目上でもなければ目下でもありません。もしも普段からカジュアルな会話をしている関係なら、「迷惑をかけるけれど」といった言い方でも失礼には当たらないでしょう。

ただし、ビジネスシーンにおいては、同僚といえども、一定の距離を保ってビジネスライクな関係を維持したほうが良いこともあります。そんな時には、同僚向けのメールや手紙でも、「ご迷惑をおかけしますが」や「迷惑をかけますが」といった文章を最後に付け加えましょう。

まとめ

「ご迷惑をおかけしますが」は、尊敬語と謙遜語が含まれている丁寧な言い方です。正しく使うことによって、相手に対して失礼とならず、相手への気遣いや配慮の気持ちを伝えることができます。

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